How to win time (with “positive procrastination”)

Do you sometimes feel like you don`t have time because you`ve got so much to do? Maybe you are (like me) a “last-minute-person” who tends to procrastinate. I`ve learned that this behaviour is a huge time robber.  

This week, I needed to hand in an important article. I had had six weeks to get it done, yet I started writing only four days before my deadline and handed it in right on the final day. Sounds familiar?

Instead of just getting something done when we originally plan to do it, we keep postponing it until it is not possible to postpone it any longer. The result is not only stress, but we also feel like the task is taking us much longer than it really does. I felt like my article has taken me six weeks, even though I effectively worked on it for four days.

Procrastinating work is spending time working

That`s because while postponing we still have the task on our mind. We aren`t really relaxed, but we think “Aww shit, I still need to do this sometime soon!” Spending time procrastinating something is like spending time working on it – just without achievement. In my case I “worked” on my article for six weeks, instead of the four days I`ve spent writing it.

If I had done it when I originally had planned it to do, it would have seemed like a simple four-day job, not a six weeks project. Plus, I would have felt like an “achiever”, thinking: “this could have taken me six weeks, but I managed in four days”. And I would have felt like being very time effective.

Writing the article wouldn`t have been much of a hassle – if I hadn`t made a hassle out of it by dragging it. Plus, I could have gotten a free confidence-boost and a good experience of accomplishment.

how to win time

Commit to your schedule

While I kind of liked to be a last-minute-person at school or at university, I now find it very unhealthy for my nerves. We have more time to relax when we don`t spend it on procrastinating. Now I`m not saying to do everything straight away always – sometimes this isn`t even possible because we need to wait for missing information or simply a free space in our calendar (and we do need plenty of time for relaxing and enjoying after all). But the idea is to schedule tasks and to then do them at the time they are scheduled for – and not postpone them unless there`s a major reason to do so.

Time Manager Dave Crenshaw calls this “positive procrastination”. Instead of adding a task on our “To-Do-List” to do it “sometime soon”, we make an appointment for it in our calendar. And then, here`s the key: “Once it`s scheduled into your calendar, you have to commit to it.”

Doing so, we win time which we then can use to enjoying ourselves while being truly relaxed.  

Wie man Zeit gewinnt (mit “positivem Aufschieben”)

Hast du manchmal das Gefühl, zu hast keine Zeit, weil du zu viel zu tun hast? Vielleicht bist du (wie ich) ein “Auf-den-letzten-Drücker“-Typ, der Dinge gerne aufschiebt. Ich habe gelernt, dass das ein riesen Zeiträuber ist.

Diese Woche musste ich einen wichtigen Artikel einreichen. Ich hatte sechs Wochen Zeit zum Schreiben, aber ich habe erst vier Tage vor meiner Deadline begonnen. Am letzten möglichen Tag habe ich den Text eingereicht.

Anstatt Aufgaben einfach dann zu machen, wenn wir sie eingeplant haben, schieben wir sie auf die lange Bank, bis das irgendwann nicht mehr möglich ist. Das Ergebnis ist nicht nur Stress, sondern wir haben auch das Gefühl, viel länger an der Sache gearbeitet zu haben als das in Wirklichkeit der Fall ist. Mir ist es so vorgekommen, als hätte ich für meinen Artikel sechs Wochen gebraucht, dabei habe ich effektiv ja nur vier Tage lang daran gearbeitet.

Arbeit aufschieben heißt Zeit mit Arbeit zu verbringen

Das ist deshalb so, weil wir die Aufgabe beim Aufschieben ja immer noch in unserem Kopf haben. Wir sind nicht wirklich entspannt, sondern wir denken „Oh shit, ich muss das dringend bald machen.“ Zeit damit verbringen, eine Aufgabe aufzuschieben, fühlt sich an, als ob man gerade an ihr arbeiten würde – nur, dass man nichts dabei erreicht. In meinem Fall habe ich sechs Wochen an meinem Artikel „gearbeitet“, anstatt die vier Tage, die ich daran geschrieben habe.

Hätte ich ihn geschrieben, als ich es ursprünglich mal eingeplant habe, hätte es sich wie ein Job von vier Tagen angefühlt, nicht wie ein Sechs-Wochen-Projekt. Außerdem hätte ich mich wie ein “Erfolgstyp” gefühlt und gedacht: Das hätte sechs Wochen brauchen können, aber ich hab`s in vier Tagen hinbekommen. Und ich wäre mir sehr effizient vorgekommen.

Es wäre überhaupt keine große Sache gewesen, den Artikel zu schreiben – hätte ich keine große Sache daraus gemacht, in dem ich sie vor mir hergeschoben habe und sie dadurch immer größer geworden ist. Und ich hätte ganz umsonst einen Selbstvertrauens-Schub bekommen können, noch dazu eine gute Erfahrung.

how to win time - mirror selfie

Lege dich auf einen Zeitplan fest

Während der Schul- oder Uni-Zeit mochte ich es noch ganz gern, ein “Last-minute-Typ” zu sein, inzwischen finde ich es sehr ungesund für meine Nerven. Wir haben mehr Zeit, um entspannt zu sein, wenn wir sie nicht mit Aufschieberitis verbringen.

Ich sage jetzt nicht, dass wir immer alles gleich machen sollten – manchmal ist das ja auch gar nicht möglich, weil wir noch auf fehlende Infos warten müssen, oder auch einfach auf einen freien Platz in unserem Kalender. (Und wir brauchen schließlich viel Zeit zum Entspannen und Genießen).

Die Idee ist die: Wir planen Aufgaben ein und machen sie dann zu der Zeit, zu der sie eingeplant sind – und verschieben sie nicht, es sei denn es gibt einen wichtigen Grund.

Zeit-Manager Dave Crenshaw nennt das “Positive Aufschieberitis“. Anstatt eine Aufgabe auf unsere „To-Do-Liste“ zu schreiben, um sie „irgendwann bald mal“ zu machen, sollten wir für die Aufgabe einen Termin in unserem Kalender ausmachen. Und dann kommt das Wichtigste: „Sobald es in unserem Kalender eingeplant ist, müssen wir uns daran halten.“

Machen wir das, gewinnen wir Zeit, die wir dann – wirklich entspannt – mit Genießen verbringen können.

Read more about Freelance life in this post: Time and progress

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